Въпреки че всички бизнес конференции обикновено включват различни лектори, обсъждащи теми, представляващи интерес за присъстващите, най-добрите събития включват набор от различни видове дейности. Уверете се, че следващото събитие, което планирате, е успешно, като включите опции, които ще се харесат на всички сегменти от целевата аудитория.
Основни лектори
Основните лектори могат да бъдат голяма привлекателност за присъстващите на конференцията. Това обикновено са презентации от обща сесия, което означава, че няма други лектори, които да провеждат сесии по същото време. Темите обикновено надхвърлят стандартната цена за професионално развитие, предлагат вдъхновение или уникални прозрения. Въпреки че основните презентатори могат да бъдат насрочени по всяко време, те често са резервирани за първата и последната сесия на конференцията.
В зависимост от размера и бюджета на събитието, някои групи резервират известни личности или други високопоставени личности като основни лектори. Например Дан Ратер беше основен лектор за HR Florida през 2016 г., а Малала Юсафзай ще говори на конференцията и изложението на Обществото за управление на човешките ресурси (SHRM) 2018. По-малките организации често резервират местни знаменитости или мотивационни лектори за тези сесии. Можете да намерите основни лектори чрез организации като Националната асоциация на ораторите или Big Speak.
Пробивни сесии
Пробивните сесии са образователни програми, провеждани през целия ден на бизнес конференции. Повече от една сесия е планирана по едно и също време, за да позволи на присъстващите да избират от различни теми, така че да могат да персонализират своя график до известна степен. Обмислете резервирането на успешни професионалисти във вашата област, индустриални консултанти и обучители, представители на държавни агенции и други експерти за ключови слотове. Помислете за отправяне на покана за лектори на уебсайта на вашата организация, за да насърчите хората, които се интересуват от принос, да подават предложения.
Когато планирате пробивни лектори, е важно да предложите голямо разнообразие от предмети и да разпределите темите, така че хората да могат да присъстват на програми, които отговарят на техните интереси. Например, ако имате два лектора, свързани със счетоводството, насрочете ги по различно време, така че хората, които се интересуват най-много от счетоводството, да имат възможност да присъстват и на двата. Предлагайте много различни теми едновременно, като маркетинг или обслужване на клиенти, така че присъстващите, които не се интересуват от счетоводство, също да имат много избор.
Сесии за мозъчна атака
Едно от най-големите предимства на присъствието на конференции е възможността да се срещнете и да общувате с професионалисти с подобно мислене. Помислете за отделяне на време в дневния ред за сесии за мозъчна атака, специфични за конкретни теми. Например, можете да блокирате няколко отделни сесии, за да бъдат дискусии на кръгла маса по горещи теми, подходящи за присъстващите. Като алтернатива можете да определите зони за сядане във фоайето на залата, които да бъдат отделени за дискусии по специален интерес по различно време през деня. Участниците, които се интересуват да научат повече за това, което другите мислят за определените теми, ще оценят възможността да участват в нещо подобно.
Продажби на дребно
Конференциите често включват преносими магазини за продажба на дребно, където присъстващите могат да закупят маркови артикули, предлагани от спонсориращата асоциация, като тениски, химикалки, портфолиа и други. Тези търговски обекти за продажба на дребно също обикновено носят книги, написани от автори, които говорят на събитието. Ако вашата група не е в състояние да инвестира в голямо количество инвентар, просто осигурете няколко експонирани артикула, които присъстващите могат да поръчат на събитието, за да ги изпратите до дома или офиса им. Вероятно ще оценят, че не се налага да носят със себе си или да опаковат артикули за вкъщи, така че може да откриете, че продавате дори повече по този начин.
Подписване на книги
Говорейки за автори, добра идея е да планирате подписване на книги за лектори, които са публикували книги по време на събитието. Като цяло е най-добре да организирате подписване на книга на конкретен автор веднага след речта на лицето, тъй като присъстващите, които са развълнувани от представянето на лицето, може да отидат директно на подписването, за да закупят книга, която да подпишат. Това може да помогне на вашата група да увеличи продажбите на книги и също така прави перспективата да говорите на вашето събитие особено привлекателна за авторите.
Търговско изложение
Повечето бизнес конференции включват част от търговско изложение, което включва отделяне на зона, където продавачи и спонсори могат да поставят щандове, за да показват своите продукти и услуги срещу заплащане. Парите, които идват в резултат на таксите, свързани с участието в търговско изложение, могат да помогнат за покриване на разходите за организиране на цялостното събитие и също така да помогнат на планиращата организация да спечели приходи, за да поддържа дейността си.
За някои конференции търговското изложение остава отворено през цялото време, докато при други секцията с щандове за изложители е достъпна само за присъстващите през времената, когато сесиите не се провеждат. На всеки изложител е определено специално място за щанд, където той поставя дисплеи, рекламиращи своите продукти и услуги. Те назначават членове на екипа да обслужват кабините и да общуват с присъстващите. Повечето разпространяват продуктова литература и предлагат някакъв вид раздаване (обикновено промоционални бизнес подаръци или закуски), както и събират информация за контакт от присъстващите, която да използват за маркетингови цели в бъдеще.
Тих търг
Ако вашата конференция е голямо набиране на средства за спонсориращата група или друга асоциация, помислете за организиране на тих търг. Това включва събиране на дарени предмети, за които присъстващите могат да наддават за определен период от време по време на конференцията. След като наддаването приключи, предложилият най-висока цена за всеки артикул "печели" - което означава, че той ще закупи артикула. Тези, които участват, се забавляват да пазаруват и да се състезават, особено ако получат страхотни сделки и организацията се радва на допълнителен поток от приходи от събитието.
Храна: Храна и закуски
Храната е важна част от всяко конферентно събитие! Вероятно ще трябва да закупите храна и закуски от конгресния център, хотела или друго място, където ще се проведе събитието. Трябва да планирате лека закуска сутрин, ако събитието започва рано през деня, обяд или обяд на шведска маса и следобедни закуски. Някои събития включват и вечеря за една или повече вечери, особено ако има церемония по награждаване или специална вечерна основна презентация.
Когато поръчвате менюто, не забравяйте да разполагате с голямо разнообразие от опции, за да вземете предвид специалните диетични ограничения. Ако предлагате селекции на шведска маса, уверете се, че има избор за хора, които не могат (или избират да не) ядат неща като глутен, захар, пшеница, ядки или месо. Също така е препоръчително да имате налични опции за тези, които следват вегански начин на живот. Ако сервирате ястия в чинии, позволете на присъстващите да изберат ястия, които отговарят на техния начин на хранене. Един от начините да направите това е да включите раздел във формуляра за регистрация, където участниците могат да определят диетични ограничения или да правят специални поръчки.
Начален прием
Помислете за организиране на начален прием в първата вечер на конференцията, фокусиран върху ангажирането на участниците със събитието и насърчаването на поддръжници (доставчици и спонсори). Идеята е да бъде домакин на забавно събитие, което хората ще очакват с нетърпение да посетят и което ще им даде шанс да общуват с други присъстващи по структуриран начин.
Тези приеми често се провеждат на етажа на търговското изложение, като предоставят на присъстващите първи поглед върху изложителите в спокойна обстановка, където се сервират храна и напитки. Това създава предимство с добавена стойност за продавачи и спонсори, които плащат, за да имат щандове за изложители, тъй като тези приеми обикновено са добре посещавани от участници в конференцията.
Вероятно можете да намерите спонсор, който да поеме разходите за този тип събитие в замяна на промоционално възнаграждение. Ако ще сервирате алкохол на рецепцията, помислете дали да дадете на всеки присъстващ определен брой билети за напитки, за да могат да получат няколко напитки безплатно. Това ще помогне за контролиране на разходите и ще минимизира други потенциални проблеми с отговорността. Не трябва да има такса за храна или други видове напитки.
Социални връзки
Добра идея е да включите допълнителни неформални начини за присъстващите да се свързват помежду си и да общуват по спокоен начин. Например, можете да включите Tweetup, който позволява на хората да се свързват в забавно защо, като същевременно подобрява присъствието на събитието в социалните медии. Изберете официален хаштаг за събитието, така че присъстващите да могат да споделят своите преживявания онлайн.
Също така е добра идея да позволите на присъстващите да се запишат за участие в групови събития, които биха платили сами, като например храна в определени видове ресторанти, с лектори или автори, чиято работа е подчертана на събитието, или да разгледате местните забележителности. Това е особено полезно за хора, които не присъстват с други хора, които познават, тъй като им предоставя начин да опознаят другите присъстващи и да се включат в местната област, без да се налага да излизат сами.
Развлечения
Развлеченията могат да бъдат чудесна добавена функция за големи конференции, особено такива, които обхващат няколко дни. Някои многодневни конференции включват събития след работно време като концерти, комедийни представления или партита, на които участниците могат да присъстват. Входът за присъстващите трябва да бъде включен в общата такса за регистрация на събитието, въпреки че вероятно трябва да им позволите да закупят допълнителни билети само за частта(ите), фокусирана(и) върху развлеченията. По този начин е възможно пътуващите по работа, които водят приятели или членове на семейството, да включат своите спътници за този тип събития.
Групи за тренировка
Може да е трудно да останете в крак с тренировъчната си програма, когато сте извън града на конференция. Може да бъде полезно, когато организаторите на събитието публикуват график на организирани групови упражнения. Например, можете да накарате член на комисия, запознат с местния район, да организира ежедневни разходки или бягания, или да отделите зона на мястото, за да предлагате групови фитнес класове на тези, които желаят да участват.
Награди за посетителите
Хората обичат да печелят неща, така че може да е страхотно да предоставите начини на присъстващите да се регистрират и да спечелят награди от вратата по време на събитието. Можете да включите награди за врати, предоставени от спонсориращата организация, както и артикули, предоставени от доставчици. Например, някои групи могат да присъдят голяма парична награда (финансирана от организацията или спонсор), заедно с по-малки награди, дарени от изложители на търговски изложения.
Много групи управляват процеса на присъждане на награди за врати, като предоставят на присъстващите бинго карти, попълнени с името на всеки спонсор или първите няколко продавача, които се регистрират и плащат. Присъстващите трябва да посетят посочените кабини, за да получат уникални печати или подписи, след което попълнените карти се включват в теглене. Картите се изтеглят в предварително определено време (обикновено в края на деня), като наградите се раздават на участниците, които присъстват.
На някои събития продавачите, които имат награди за врати, ги награждават, като събират визитни картички от присъстващите или сканират баркодове от техните значки.
Награди за врати на изложители
Някои групи също предлагат награди за врати на изложителите като начин за допълнително ангажиране на лицата и компаниите, които предоставят финансова подкрепа за конференцията. Единият вариант е да изтеглите имената на един или двама изложители, за да получите безплатно място на щанда за събитието през следващата година. Може също така да обмислите да изтеглите имена на представители на доставчици, за да раздадете забавни награди, които ще се радват да получат. Те ще го оценят и може да им помогне да насърчат работодателите си да участват следващата година!
Оценки
Важно е да получите обратна връзка от тазгодишните присъстващи, както и от продавачите и спонсорите. Осигурете начин за всеки участващ да попълни формуляр за оценка. Можете да разпространите оценки на хартиен носител на събитието или да последвате, като изпратите анкета в рамките на няколко дни. Без значение как искате обратна връзка, важно е да я направите! Също така е важно да слушате! Публикувайте резултатите и вземете под внимание отзивите, които получавате, когато започнете да планирате събитието за следващата година.
Страхотна конференция
Въпреки че това не е изчерпателен списък на всички възможни видове дейности, които могат да бъдат включени в конференция, той е чудесна отправна точка. Прегледайте тези идеи и насърчете другите, участващи в планирането на следващото ви събитие, да направят същото. Използвайте наученото, за да изберете някои дейности и като отправна точка да помислите за други идеи, които могат да ви помогнат да направите вашето събитие още по-привлекателно за вашата целева аудитория. Има много конференции, така че е важно да предприемете стъпки, за да сте сигурни, че вашата предоставя ценни възможности за професионално развитие и ресурси, както и забавление.
