Планирането на събитие за вашата организация е стресиращо и отнема много време. Да бъдете добре организирани може да помогне за облекчаване на стреса и да ви спести време. Един важен аспект, който трябва да имате предвид при планирането, е поканата. Поканата ще уведоми хората за предстоящото събитие и ще ги помоли да присъстват. Често това е първият път, когато те ще чуят за събитието, така че е важно да покриете всички подробности в поканата.
Основни елементи на поканата
Основните елементи, които трябва да включите в поканата са:
- Организация домакин на събитието
- Дата
- Време
- Място
- информация за връзка с RSVP
- Цена за участие в събитието
Също така е важно да изпратите поканата навреме. Това означава поне шест до осем седмици преди събитието. Това дава време на гостите да отговорят и да планират съответно.
Писане на покани за набиране на средства
Изборът на правилната формулировка може да зададе тона за вашето набиране на средства и да уведоми гостите за формалността на събитието и какво трябва да очакват.
Указания за покани
Някои насоки, които трябва да имате предвид, когато пишете поканата, включват:
- Не забравяйте ясно да посочите кой ще се възползва от събитието.
- Включете подробности за събитието, като например дали ще бъде сервирана вечеря или дали ще има кеш бар.
- Не забравяйте да споменете формалността на събитието. Ако събитието е официално събитие, споменете, че е черна вратовръзка, така че гостите да са наясно с дрескода.
- Винаги давайте информация за контакт, в случай че гостите имат въпроси.
- Ако събитието е на непознато място, помислете дали да не включите указания в поканата.
Други съображения
Някои други неща, които трябва да имате предвид, когато пишете покана, са:
- Тема:Изберете тема и я включете в поканата. Например, ако събитието е голф излет, използвайте голф тема за поканата.
- RSVP: Винаги включвайте карта с отговор, която гостите да изпратят обратно. Картата трябва да има място за изписване на името на госта заедно с всеки начин на плащане, ако е необходимо.
- Бъдете уникални: Ако има нещо уникално за вашето събитие, посочете го в поканата, за да привлечете гости. Например, може да се спомене тих търг или търг на живо или ако има специално забавление.
Примерен текст на поканата
Има безкрайни начини да формулирате покана за набиране на средства. Можете да използвате следните примери като ръководство за написване на ваша собствена покана:
Пример 1
Годишен обяд с шапки
Моля, присъединете се към нас за следобеден обяд
На място
На дата и в час
Обядът ще бъде сервиран в 13:00 ч. с безплатно вино
Наградите ще бъдат присъдени за най-добра шапка
Паркиране от служител на автомобила
$50 дарение ще бъде от полза за организацията
Пример 2
Поканени сте на Име на събитието
Дата
Местоположение
18:00 ч. Коктейли и ордьоври
Cash Bar
7:30 вечерта вечеря
Тих търг на живо
Оценена черна вратовръзка
Полза от ABC
Привлечете гостите да присъстват на вашето събитие
Не забравяйте, че поканата често е първото нещо, което гостите ще видят, за да ги предупреди за вашето събитие. Не забравяйте да отделите време, за да изберете внимателно поканата и да я формулирате по ясен начин, който дава на гостите подробности какво да очакват. Когато създавате покани за набиране на средства, винаги имайте предвид тона, който искате да зададете за вашето събитие, и го отразете във вашата формулировка. Бъдете толкова креативни, колкото искате, за да примамвате гостите да присъстват на вашето събитие за набиране на средства и да подкрепят вашата кауза.
