Формулярът W-9 на Службата за вътрешни приходи (IRS) е озаглавен „Искане за идентификационен номер на данъкоплатец и сертификат“. Този документ на IRS е предназначен за събиране на основна данъчна информация от определени данъкоплатци, които може да са физически лица или фирми.
Цел на формуляр W-9
Първо и най-важно, W-9 предоставя на компанията основна информация за данъкоплатците, с които работи. Тя им позволява да докладват на IRS сумата, платена на данъкоплатеца за предоставени услуги. Гражданите на Съединените щати и местните чужденци, корпорации, тръстове и други видове бизнес субекти, които нямат удържани данъци от печалбите си, трябва да попълнят W-9, докато чуждестранните лица или чуждестранните лица биха попълнили формуляр W-8 вместо това.
Ако данъкоплатец не попълни и върне W-9 или предостави неправилен или непълен идентификационен номер на данъкоплатеца (TIN), всички средства, платени на данъкоплатеца, може да подлежат на допълнително удържане. В тази ситуация компанията би удържала 28% от приходите, дължими на данъкоплатеца, и би изпратила удържаната част на IRS. Това е начинът на федералната агенция да гарантира, че съответните данъци са платени, дори ако данъкоплатецът не е идентифициран правилно.
Кога се изискват W-9?
Бизнесът трябва да получи W-9 от всяко лице или компания, за което ще трябва да подаде декларация с информация в IRS. Например, бизнес, който наема независим изпълнител за проектиране на новия уебсайт на компанията, вероятно ще трябва да подаде формуляр 1099-MISC в IRS, за да отчете колко е платил на уеб дизайнера.
За да подаде пълен 1099-MISC, бизнесът се нуждае от идентификационна информация на изпълнителя - име, TIN, адрес и т.н. Бизнесът ще трябва да събере формуляр W-9 от изпълнителя, за да получи тази информация. По същия начин фирмите често ще изискват формуляри W-9 от корпоративни доставчици, така че да разполагат с информацията, от която се нуждаят, за да докладват своите бизнес разходи, както се изисква от IRS.
W-9 Запазване на записи
Както при повечето данъчни документи, фирмите трябва да пазят копия от всички формуляри W-9 най-малко три години след подаване на последната съответна данъчна декларация (или датата на падежа на декларацията, ако е по-късна). В горния пример, ако бизнесът е сключил договор с уеб дизайнера през 2017 г. и той е завършил работата си преди края на годината, бизнесът трябва да запази своя формуляр W-9 поне до 16 април 2021 г. (ако приемем, че бизнесът е подал своята 2017 г. данъчна декларация на 15 април 2018 г.).
Как да попълните формуляр W-9
Истинската W-9 е доста кратка и сравнително ясна. Състои се от три основни части: лична информация, TIN и сертификация.
Секция за лична информация за физически лица
На ред 1 отделните данъкоплатци трябва да предоставят името си, както е посочено в тяхната данъчна декларация. Въпреки че технически са бизнес единици, едноличните търговци трябва да поставят собственото си юридическо име в този раздел.
Едноличните търговци повтарят името си във втория ред, който извиква „Име на фирма или име на пренебрегван субект“. Тук те поставят пълното си име и буквите DBA, което означава „правене на бизнес като“, последвано от измисленото име на бизнеса, ако има такова. Например, ако Джон Смит беше едноличен собственик на Speedy Plumbing, той ще попълни първия ред като John Smith, а втория ред като John Smith DBA Speedy Plumbing.
След това данъкоплатецът поставя отметка в квадратчето „Физическо лице/едноличен собственик“, намиращо се под редовете за име. Данъкоплатецът трябва също така да предостави своя пощенски адрес на редове 5 и 6. Информацията за клиента може да бъде включена в дясната страна на формуляра в тази област, но не е задължително.
Секция с лична информация за бизнеса
Бизнесите или други юридически лица трябва да поставят юридическото си име (точно както е посочено в тяхната данъчна декларация) на ред 1. Ако бизнесът има също търговско име или DBA, това отива на ред 2.
След това данъкоплатецът поставя отметка в квадратчето, посочващо как е класифициран бизнес субектът по отношение на неговата правна структура. Ще трябва да посочите дали юридическото лице е корпорация C, корпорация S, партньорство, дружество с ограничена отговорност (LLC) и др.
Ако бизнесът е еднолично LLC, поставете отметка в квадратчето „Физическо лице/Едноличен собственик“, а не в квадратчето „LLC“. LLC, които са избрали алтернативна форма на данъчно облагане (напр. LLC, което е избрало да се облага с данък като S Corporation), ще въведат кода за данъчна класификация в пространството до квадратчето за отметка LLC, както е указано във формуляра.
Основният пощенски адрес на юридическото лице трябва да бъде предоставен в редове 5 и 6. Адресът на клиента може също да бъде добавен в пространството отдясно на секцията с пощенски адрес, но не е задължително.
Изключения
Повечето данъкоплатци ще оставят полетата на ред 4 празни. Първото място в ред 4 показва, че данъкоплатецът е освободен от допълнително удържане. Физическите лица и едноличните търговци почти никога няма да бъдат освободени от резервно удържане, но в определени ситуации корпорациите са освободени. Кодовете на получателя и обстоятелствата са изброени на третата страница на W-9. ако отговаряте на едно от тези условия, бихте поставили съответния кодов номер в първото поле на ред 4.
Разделът на FATCA от ред 4 се прилага само ако подавате W-9 на чуждестранна финансова институция и сте освободени от докладване по Закона за данъчно спазване на чуждестранни сметки (FATCA). В тази ситуация прегледайте списъка с кодове и причини на третата страница на формуляр W-9, за да видите дали отговаряте на условията, и поставете подходящата кодова буква в полето FATCA на ред 4. Когато се съмнявате, попитайте финансовата институция, която иска формуляра, дали трябва или не да попълните това поле.
Информация за номера на сметката
Последният ред в секцията с лична информация се отнася за „номера на сметки“. Тук данъкоплатецът изброява всички сметки, които има в IRS за плащане на данъци или предварителни плащания за очаквани задължения за данъчни задължения. Тази информация не е задължителна и обикновено трябва да се остави празна.
Идентификационен номер на данъкоплатеца (TIN)
Разделът TIN трябва да бъде попълнен независимо дали данъкоплатецът е физическо лице, едноличен търговец или търговско дружество.
- Лица поставят социалноосигурителния си номер от дясната страна на формуляра, в предвидените места.
- Едноличните търговци и едноличните LLCs могат да използват или своя социалноосигурителен номер, или техния идентификационен номер на работодател (EIN), въпреки че IRS предпочита социалноосигурителните номера.
- Дори ако конкретно лице е отговорно за юридическото лице, други видове бизнес субекти поставят своя EIN в предвидените места.
Секция за сертифициране
В този раздел данъкоплатецът подписва формуляра и удостоверява, че информацията, която съдържа, е вярна. Непредоставянето или съзнателното подаване на невярна информация подлага данъкоплатеца на санкции.
W-9 Съответствие
Независимо дали сте независим изпълнител или бизнес, предоставящ услуги на клиент, или ако сте компания, която наема физически лица или бизнес субекти да предоставят услуги, формулярите W-9 са критични за спазването на данъчното законодателство. Потърсете професионален съвет от квалифициран данъчен специалист, ако имате специални обстоятелства или не сте сигурни дали трябва да попълните или поискате този формуляр.
