Трябва ли да напишете писмо за искане за плащане? Въпреки че контактът с клиенти и молбата им да платят сметки са просрочени е неприятно, това е нещо, което хората, които притежават и управляват бизнес, със сигурност трябва да правят от време на време. За да използвате предоставения тук шаблон за писмо, просто щракнете върху изображението по-долу. Документът ще се отвори като PDF файл, който след това можете да редактирате, запазвате и отпечатвате, ако е необходимо. Използвайте това ръководство за печатни материали на Adobe, ако имате нужда от помощ за това как да използвате този документ.
Писмо с искане за плащане на остатъчната сума
Използвайте този шаблон, ако трябва да напишете писмо с искане за неизплатено салдо.
Писмо с искане за авансово плащане до клиент
Използвайте този шаблон в ситуация, в която клиент е сключил договор с вас за предоставяне на продукти или услуги, за които се изисква авансово плащане.
Искане на писмо за освобождаване на плащане
Използвайте това примерно писмо като отправна точка за искане на освобождаване на плащане, което е задържано в ескроу в очакване на завършване на транзакция.
Съвети за писане на писмо с искане за плащане
Въпреки че трябва да коригирате информацията в шаблона, за да отговаря на вашата ситуация, важно е да използвате подходящ тон и да сте сигурни, че документът е професионално форматиран.
Използвайте подходящ тон
Когато изпращате писмо до клиент или клиент с искане за плащане, важно е да съобщите мнението си възможно най-ясно, като същевременно поддържате позитивен, професионален тон. Не изпращайте първа или втора заявка, която е толкова негативна, че клиентът се чувства атакуван. Ако тонът е твърде груб, клиентът може да почувства, че няма смисъл да се опитва да продължи връзката си с вашия бизнес. Когато това се случи, има риск клиентът да избере да не плати сметката, тъй като той или тя не се интересуват от запазването на връзката.
Използване на професионално форматиране
Използвайте фирмена бланка и стандартен формат на бизнес писмо, ако изпращате писмо с искане за плащане по пощата или факса. В зависимост от процедурите за кореспонденция на вашата компания, може също да е приемливо да изпратите писмото по имейл. Ако е така, по-добре е да включите писмото в тялото на имейл съобщението, а не като прикачен файл. Не е необходимо да създавате шаблон за бланка за имейл съобщение, но трябва да затворите комуникацията с официалния имейл подпис на вашата компания.
Последване
Ако изпратите писмо с искане за плащане за просрочена сметка и не получите отговор от получателя в рамките на 30 дни, помислете за последващо телефонно обаждане. Както и при писмото, уместно е да поддържате позитивен тон. Опитайте се да говорите директно с лицето, отговорно за плащането на сметката, и потвърдете получаването на писмото. Ако можете да говорите с отговорната страна, предложете да обработите плащане с кредитна карта по телефона или онлайн. Ако не, попитайте кога можете да очаквате да получите плащане. Запишете си датата и последвайте с писмо за закъсняло плащане.
Допълнителни действия за колекция
Ако плащането не бъде получено, както е договорено, ще трябва да ескалирате акаунта към следващата стъпка в процедурата на вашата компания за управление на просрочени сметки. Ако сметката остане неплатена за продължителен период от време, тонът на бъдещите писма за събиране ще трябва да бъде по-твърд, като евентуално ще бъде предадено на агенция за събиране, ако е необходимо. Въпреки че със сигурност има обстоятелства, при които трябва да се предприемат окончателни действия за събиране, не е препоръчително да го правите, докато не сте изчерпали всички възможни начини за разрешаване на забавеното плащане по приятелски начин. Докато всъщност не сте готови да изпратите сметката на събиране или да предприемете съдебни действия, не споменавайте такива действия в кореспонденцията с искане за плащане с хора или фирми, чиито сметки са просрочени.
