Всяка ситуация на затваряне на бизнес има различни подробности. Типът бизнес ще диктува какви действия ще трябва да предприемете вие, вашите клиенти или доставчици, преди бизнесът да затвори завинаги. За да разработите персонализирано писмо, отговарящо на вашите нужди, започнете с примерно писмо и адаптирайте формулировката, за да отразява подробностите на вашата конкретна ситуация.
Шаблони за заключително писмо за бизнес
Ако управлявате процеса на закриване на бизнес, може да е подходящо да изпращате писма до вашите клиенти и доставчици. Примерни писма за тези аудитории са предоставени тук. Можете да получите достъп до всеки шаблон, като щракнете върху съответното изображение. Всеки шаблон е персонализиран PDF документ, който може да бъде запазен и отпечатан, ако е необходимо. Вижте това ръководство за разпечатки за помощ при работа с документите.
Известие на клиента
Този шаблон е предназначен да бъде изпратен на клиенти, за да ги уведоми, че дадена компания се затваря. Особено важно е да изпратите този тип писмо, ако клиентите трябва да вземат артикули от вашето местоположение или да предприемат някакво друго действие, преди бизнесът да прекрати дейността си.
Известие на доставчик
Използвайте това писмо, за да уведомите доставчиците, че вашата организация ще преустанови дейността си, като се уверите, че сте предоставили достатъчно предизвестие, за да позволите окончателно фактуриране, плащане и разрешаване на всички неуредени въпроси.
Причини да напишете писмо за закриване на бизнес
След като вземете решение да затворите бизнеса си, не е препоръчително просто да окачите знак „затворено“на вратата си. Най-добре е да съобщите закриването на вашите клиенти и доставчици с официално писмо. Те са били ключови играчи във вашите бизнес дейности, като са закупували вашите продукти и услуги и, в случай на доставчици, като са ви предоставяли продукти и услуги, които са били инструмент за вашия бизнес. Като един от вашите последни действия в обслужването на клиенти, ще трябва да ги предупредите предварително, че вашият бизнес вече няма да бъде достъпен.
Писмото за закриване на бизнес е отличен начин да поставите професионален край на вашите текущи бизнес отношения и да обясните всички действия, които трябва да бъдат предприети от вашите клиенти и доставчици. Изпращането на този вид писмо показва добросъвестно усилие да общувате и да удовлетворите онези, с които вашата организация е работила. Също така може да помогне да се гарантира, че всички въпроси са решени преди затварянето, което може да помогне за предотвратяване на потенциални правни проблеми, възникващи по пътя.
Време на известието за затваряне
Няма строго правило за това кога трябва да изпратите писмо за закриване на бизнес. Действителната дата на изпращане ще зависи от няколко фактора.
Клиенти
Искате вашите специални клиенти да научат за затварянето на вашия бизнес от вас, а не чрез слухове или откриване на затворена врата без предварително известие. Получаването на известие затвърждава пред клиентите ви, че смятате, че са специални, и им дава възможност да извършат всички необходими окончателни бизнес транзакции с вас.
Като цяло, помислете за изпращане на уведомително писмо за приключване или за включване на копие от писмото в месечната им сметка поне 30 дни преди датата на приключване. Бизнес с услуги като химическо чистене или сервиз ще трябва да даде на клиентите достатъчно време да влязат и да вземат вещите си. Бизнесът за търговия на дребно вероятно ще иска да остави много време за продажба, за да намали инвентара си, като писмото за закриване на бизнеса се пуска преди началото на продажбата.
Доставчици
По принцип е най-добре да информирате доставчиците за намерението си да затворите поне 60 дни преди крайната дата на работа. Това ще даде достатъчно време за уреждане и затваряне на сметките.
Специално внимание за бъдещи планове
Ако продавате бизнес и планирате да отворите свързан нов бизнес веднага след това, може да искате да сведете до минимум времето между двете. Например, може да решите да отложите изпращането на писмото за закриване на бизнес до точно преди датата на закриване, ако продавате франчайза си за домакинство и отваряте собствена услуга за домакинство.
Какво да съобщите в писмото си
Основните цели на писмото за закриване на бизнес са ясно да изрази подробностите за закриването на бизнеса и искрено да благодари на читателя за неговия бизнес или услуга. Тези писма не трябва да са дълги, за да бъдат ефективни. Писмото трябва:
- Кажете на читателя датата, на която бизнесът ще затвори
- Информирайте читателя за всичко, което трябва да направи (като например да вземе химическо чистене, да изплати неплатената си сметка или да дойде за разпродажба при излизане от бизнеса)
- Кажете на читателя къде да насочи въпросите си
- Благодарете на клиента или доставчика за техния бизнес
Писмото не трябва да посочва причина защо бизнесът се затваря. Ако причината е добра новина, като например пенсионирането на собственика, можете да решите да включите причината в писмото. В противен случай обикновено е най-добре писмото да се концентрира върху теми, които са важни за читателя, като например какво трябва да направи и до кога.
Поддържайте връзката
Винаги се предпочита бизнес отношенията да са положителни. Дори ако никога повече не планирате да видите или да работите с дадено лице, най-добре е да бъдете полезни, позитивни и искрени в писмата за закриване на бизнес. Вашият професионализъм ще улесни затварянето на бизнеса и може да ви даде преднина, ако бъдещите ви бизнес планове ви накарат да работите със същите тези хора в бъдеще.
