Когато служител ви уведоми, че подава оставка, може да е трудно да разберете какво да кажете. Мениджърите често са изненадани, когато служител напусне, така че е важно за тях да бъдат подготвени да реагират по подходящ начин, когато служител подаде писмо за напускане или заяви, че напуска работата си.
Какво да кажем, когато служител подаде оставка
Няма само един правилен начин да реагирате, когато някой напусне работата си. В много отношения това, което трябва да кажете, ще варира в зависимост от спецификата на ситуацията и политиките и процедурите на вашата компания. Без значение какво, важно е да отговаряте по цивилен и професионален начин.
Опции за първоначален отговор
Когато служител ви каже, че подава оставка, бъдете готови да отговорите на изявлението му незабавно, по спокоен и хладен начин. Примери за подходящи първоначални отговори са:
- Съжалявам да го чуя.
- Благодаря ви, че ме уведомихте.
- Изненадан съм да науча, че си тръгваш.
Не казвайте нищо, което може да се тълкува като негативно, осъдително или унизително. Въздържайте се от реагиране по начин, който би показал, че приемате лично решението на човека да напусне.
Искане на писмено известие
Повечето компании изискват писмено писмо за напускане. Ако служителят няма писмо, поискайте такова след първоначалното си изявление. Най-добре е да получите писмено предизвестие в момента, в който служителят ви каже, че напуска. Може да бъде написано на ръка, изпратено до вас по имейл или бързо написано и отпечатано. Писмото за напускане просто трябва да съдържа датата, изявление, че служителят избира да напусне и какъв очаква да бъде последният му работен ден.
За да поискате писмено писмо за напускане, можете да кажете:
- Радвам се, че ми казахте, въпреки че фирмената политика изисква писмено писмо за напускане. Имате ли готов?
- Ако нямате писмо за напускане, нека го напишем сега. Ето един бележник, който можете да използвате.
- HR ще поиска копие от вашето писмо за напускане. Виждам, че носите телефона си с вас. Ще отвориш ли имейла си и просто ще напишеш бърза бележка, потвърждаваща нашия разговор, и ще ми я изпратиш?
Бъдете готови да отговорите на въпроси, включително колко предизвестие очаква компанията, когато служител напусне. Консултирайте се с наръчника на служителите на компанията за окончателен отговор, ако не сте сигурни.
Приеми оставката
Освен ако няма договор, който забранява на служителя да може да подаде оставка, уведомете го, че приемате оставката му. Кажете им, че вие или представител на човешките ресурси ще се свържете, за да финализирате подробностите за тяхното напускане от организацията, след като преминете през правилните канали.
Последващи въпроси
Може да зададете няколко въпроса, за да се опитате да разберете защо лицето е решило да напусне. Примери за въпроси, които биха били подходящи, включват:
- Бихте ли споделили какво ви накара да подадете оставка?
- Случи ли се нещо конкретно, което ви накара да решите да напуснете?
- Имате ли нещо против да споделите какво планирате да правите по-нататък, след като времето ви тук приключи?
Не настоявайте служителя за отговори. Служителят не е длъжен да казва на работодателя защо напуска или какво планира да прави по-нататък. Не задавайте и много въпроси. Ако някой служител изглежда не желае да сподели, оставете го на мира. Има вероятност някой от екипа по човешки ресурси да зададе подобни въпроси по време на интервюто за напускане на лицето.
Пожелайте им успех
Затворете разговора учтиво, като изразите признателност и им пожелаете успех. Например:
- Благодарим ви за упоритата работа през времето, в което сте тук. Най-добри пожелания за продължаващ успех.
- Благодаря ви, че ме уведомихте лично. Оценявам вашето внимание и ви желая здраве.
- Ще липсваш. Най-добри пожелания за голям успех в каквато и кариера да преследвате.
Напредване след оставката на служител
След като оставката на служител бъде приета, ще е време да се съсредоточите върху прехода. Включете подходящия персонал, който да се справи с документите и процедурите за прекратяване, включително човешки ресурси и екип по информационни технологии. Търсенето на заместник ще трябва да започне и другите служители трябва да бъдат уведомени. Справянето с оставката на добър служител не е нещо, с което всеки мениджър иска да се сблъска. Подготвеността да се справите с тази възможност ще ви подготви да обработите оставката на служител с професионализъм и благодат.
