Поддържането на ефективна комуникация между доброволците е от съществено значение за успеха на всяка организация с нестопанска цел. За да поддържате доброволците енергични и ангажирани в работата си, важно е да ги уведомите какви са нуждите на организацията, да изразите признателност за усилията им и да сте сигурни, че разбират колко важен е техният принос. Ефективната комуникация е решаващ елемент за изграждане на трайни взаимоотношения с доброволците.
Добавете секция за доброволци към вашия уебсайт
Добавянето на секция за доброволци към уебсайта ви е чудесен начин да общувате с настоящите си доброволци и да привлечете нови. Като създадете и поддържате комуникационен център за доброволци на уебсайта на вашата група, вие ще улесните доброволците да бъдат в крак с това, което се случва в организацията. Не забравяйте да представите снимки или видеоклипове, които показват доброволци в действие (с тяхно разрешение). Можете също така да публикувате неща като възможности за доброволци, предстоящи срещи на комисии и друга информация, представляваща интерес за доброволците. В зависимост от това колко сложен е вашият уебсайт, може да сте в състояние да предоставите начин на доброволците да качват документи, да проследяват работните си часове или да преглеждат обучителни материали.
Запознайте се с доброволците чрез анкета
Проучването е полезен инструмент за комуникация, за да опознаете доброволците и да откриете как те биха искали да се включат във вашата организация. Помислете дали да направите анкета достъпна чрез раздела за доброволци на уебсайта си или да я включите в имейл шаблон, който се изпраща на нови доброволци. Трябва да има само няколко въпроса, които ще ви позволят да добиете представа в какви видове доброволчески дейности биха искали да участват и какви умения имат. Накарайте някой да прегледа резултатите, след което да се свържете индивидуално с информация за комитети или проекти, които отговарят на техните интереси. Поставете тази информация в база данни за доброволци, която може да се използва в бъдеще за уведомяване на хората, когато се появят нови проекти.
Свържете се с доброволци чрез социални медии
Използвайте присъствието на вашата организация в социалните медии като комуникационен инструмент за взаимодействие с доброволци и други заинтересовани групи. Насърчавайте доброволците да следват страниците на организацията в социалните медии и да им върнете услугата, например като ги последвате отново в Twitter или Instagram. Публикувайте снимки и надписи, които подчертават приноса на доброволците от вашата група, заедно с връзки към медийно отразяване на групата. Насърчавайте доброволците да си взаимодействат, като коментират и/или споделят публикациите на организацията. Насърчавайте участието на доброволците в общите комуникационни усилия на организацията, като създадете комитет за социални медии, който да координира или подпомага публикуването в социалните мрежи.
Публикувайте бюлетин за доброволци
Много организации с нестопанска цел изпращат бюлетин до доброволци, както и до донори, финансиращи агенции, потребителски източници и други групи на месечна или тримесечна база. Разпространението на бюлетин е чудесен начин да уведомите заинтересованите страни за последните постижения на благотворителната група, текущите проекти и бъдещите цели. Той също така предоставя отлично средство за признаване на приноса на изключителни доброволци. В зависимост от това кои са вашите доброволци и други заинтересовани страни, може да се наложи да отпечатате и изпратите бюлетин по пощата или може да бъдете по-добре обслужени от електронен бюлетин. Помислете дали да поканите заинтересованите страни да се абонират за предпочитаната от тях опция за доставка.
Поддържайте личен контакт един на един
Когато става въпрос за изграждане на взаимоотношения с доброволци, нищо не може да замени установяването на личен контакт с хората, които щедро даряват своето време и таланти за вашата организация. Препоръчително е периодично да планирате срещи лице в лице с доброволци, които заемат председателски позиции или които играят други ключови роли, които позволяват на вашата благотворителна група да изпълни своята мисия. Периодичното обаждане на доброволци да се регистрират може да бъде ефективен начин за поддържане на индивидуализиран контакт, без да се налага да ги молите да отделят време за официална лична дискусия или видеоконференция. Изпълнителният директор може също да настрои часове за чат, когато доброволците се насърчават да се отбият или да се обадят за лична връзка.
Свързване чрез срещи на комитети
Срещите на комисията на доброволците могат да бъдат от съществено значение за успеха на всички видове проекти. Когато започва нов проект, препоръчително е да проведете среща с тези, които се интересуват от доброволчество, така че да имат възможност да научат повече за това какви видове роли са налични и какъв вид време може да изисква всяка от тях. След като бъде сформирана комисия, независимо дали за специален проект или за текуща работна група, редовните срещи продължават да бъдат важни за управлението на процеса и поддържането на ефективна комуникация между доброволците. Най-добре е да създадете определен график за срещи, като например третия вторник на всеки месец, така че доброволците да могат да правят планове предварително.
Помолете доброволците да споделят отзиви
Комуникацията трябва да протича и в двете посоки. Също толкова важно е да се насърчат доброволците да споделят своите мисли и идеи с организацията и нейните лидери, както и да се гарантира, че информацията тече към доброволците. Има много начини да улесните доброволците да предоставят обратна връзка или да споделят предложения. Ако доброволците идват редовно в офиса, поставете кутия за предложения. Или създайте обратна връзка @ имейл адрес, който доброволците могат да използват по всяко време. Също така е добра идея да си създадете навика да отделяте време на хората да споделят отзиви и предложения относно дневния ред на срещите. Може дори да пожелаете периодично да организирате фокус групи, за да изследвате и обсъждате отзиви. Важното е, че за доброволците е лесно да предоставят обратна връзка.
Домакин на социални събирания за доброволци
Осигурете възможности за доброволците да се свързват помежду си чрез социални събирания, които не включват молби за даряване на време или пари. Помислете периодично да организирате миксер само за доброволци във вашия офис или в дома на член на борда или председател на комисия. Поканете всички, които са се включили като доброволци в определен срок. В зависимост от бюджета на вашата организация, можете да осигурите освежителни напитки или може да е по-добре да планирате похапване. Ключът е да осигурите начин за хората, които споделят интереси към вашата организация, да се опознаят и да започнат да създават връзки. В края на краищата, вашите доброволци ще бъдат много по-склонни да останат ангажирани с организацията, ако техните приятели също са включени.
Признаване на усилията на доброволците
Уверете се, че доброволците са признати за важната роля, която планират да позволят на вашата организация да изпълни мисията си или по друг начин да помогне на важни каузи. Уверете се, че публичното споменаване на организацията признава доброволците, вместо да се фокусира твърде много върху изпълнителния директор или други членове на персонала. Например, когато търсите публичност за организацията, насочете членове на медиите или блогъри да интервюират председатели на комисии или членове на борда в допълнение към служителите. Когато публикувате снимки от дейностите на организацията, изберете изображения, които включват доброволци. Когато популяризирате специални събития за набиране на средства, обмислете изброяването на имената на членовете на комисията в съобщението.
Официално изразяване на признателност към доброволците
Признанието е важно, но също и признателността. Не забравяйте да благодарите на доброволците, както лице в лице, така и чрез официални благодарствени бележки. Помислете за организиране на събитие за признателност на доброволци поне веднъж годишно, като например обяд само за доброволци или друго събиране, което включва реч за признателност на доброволци и награди за служба. Осигурете плакети или други награди за доброволци, които са направили особено значителен принос към групата или които са дългогодишни поддръжници. Помислете за награди за години служба за важни етапи, както и хартиени сертификати за признателност за всички доброволци.
Използвайте разнообразие от инструменти за комуникация с доброволци
Всяка организация, която разчита на услугите на доброволци, трябва да предприеме стъпки, за да ангажира и задържи онези, които споделят тяхното време и талант, и да наеме нови хора, които да помогнат. Няма заместител на поддържането на ефективна комуникация с доброволците. Използването на различни инструменти за комуникация ще ви помогне да изградите и ангажирате силен екип от доброволци, които са ангажирани с вашата организация. Чрез ефективна комуникация с доброволци ще можете да култивирате стабилни взаимоотношения с хора, които е вероятно да останат ангажирани с вашата благотворителна организация в продължение на много години.
