Когато нов служител започне работа, добра идея е да изпратите въвеждащ имейл до членовете на неговия екип и други служители. По този начин те ще знаят, че имат нов колега, независимо дали този човек е на място с тях, на друго място или работи дистанционно. Това помага да се гарантира, че новите служители започват да се чувстват като част от групата веднага, като същевременно уведомява другите за промените в екипа. Също така е препоръчително да изпратите уводен имейл до клиентите, ако новият служител ще работи директно с тях.
Имейл за представяне на нов служител до колеги
Прекият ръководител на нов служител обикновено е лицето, което изпраща уводен имейл до хората, които ще работят директно с лицето. Този тип съобщение може да бъде изпратено и от генералния мениджър, главния оперативен директор или ръководителя на човешките ресурси. Използвайте този език, за да уведомите служителите, че имат нов колега.
- Тема:Добре дошъл нов член на екипа [Въведете име и фамилия]
- Тяло: Екип, моля, присъединете се към мен в посрещането на [Въведете име и фамилия] в нашия екип. [Въведете собствено име] идва при нас от [вмъкнете информация за произхода на лицето, като например къде е работил преди, нещо интересно за професионалния му опит и/или къде е ходил на училище]. [Въведете собствено име] ще работи като [въведете длъжност] и ще бъде назначен за [проект]. Нашият страхотен отбор ще бъде още по-силен сега, когато [посочете име] се присъединява. Очаквам с нетърпение всички да постигнем страхотни неща заедно.
Това съобщение трябва да бъде изпратено или в деня преди новият служител да започне работа, или в първия му ден на работа. Ако е изпратено в първия ден на работа, копирайте новия служител в съобщението.
Забавно съобщение за нов служител до колегите
Ако предпочитате да използвате по-забавен подход, за да представите нови членове на екипа на колегите, винаги можете да направите нещо като игра. Помислете за включване на ледоразбивач като двете истини и лъжа игра за изграждане на екип. Този подход надхвърля въвеждането и ангажира членовете на екипа във взаимодействие с новия служител.
- Тема:Познайте кой ще се присъедини към екипа?
- Тяло: Екип, това е страхотен ден в [вмъкнете име на компанията]! Днес [Въведете име и фамилия] се присъединява към [въведете конкретно име на екип], работейки като(н) [въведете длъжност].[Въведете собствено име] има [предоставете информация за миналото на лицето, като години опит, пълномощия и т.н.]. [Име] също се радва [включете няколко забавни факта за лицето, като хобита или предпочитано забавление]. Сега, след като научихте малко за новия си член на екипа, вижте дали можете да разберете това правилно: кои факти за [вмъкнете име] са верни и кои са лъжа? Споделете какво мислите тук: [Вмъкнете връзка към анкета]. Останете на линия! [Име] ще разкрие истината утре!
Връзката към анкетата трябва да бъде настроена така, че служителите да могат да избират между три части от информацията, споделена от новия служител, две от които са верни, една от които не е и всички изглеждат еднакво вероятни или малко вероятни. Например, изборът може да бъде неща като, сам свалих кръг от мелници за кученца, бях зомби в първия епизод на The Walking Dead, живял съм на всеки континент, отгледах 250 растения домати миналото лято, Бил съм на къмпинг с RV в района на Голям Манхатън и т.н. След като всички гласуват, новият член на екипа трябва да изпрати последващ имейл с отговора и няколко изречения за това, че се радва да се присъедини към екипа.
Представяне на нов служител на клиентите
Когато основната точка за контакт на клиент или друг ключов член на екипа, който е в пряк контакт с клиента, се промени, важно е да изпратите уводен имейл. Това ще попречи на клиента да бъде изненадан от промяна в персонала и ще проправи пътя за успеха на новия човек. Примерният имейл по-долу може да се използва за чисто нов служител или някой, който е бил във вашата компания известно време, но е нов за клиента.
- Тема: Представяме ви [Въведете име и фамилия], [Въведете длъжност]
- Тяло: [Име на клиент], Както винаги, благодарим ви за бизнеса. Обръщам се към вас, за да ви уведомя, че на [посочете име и фамилия] е възложено да работи директно с вас. [Въведете собствено име] е(н) [въведете длъжност] тук в [въведете име на фирма] и ще работи директно с вас по [въведете какво ще прави лицето, като попълване на поръчки, предоставяне на цени, провеждане на обучение, осигуряване поддръжка на клиенти и др.]. [Въведете собствено име] има [включете основна информация, като подходящ опит, идентификационни данни и т.н.]. Както винаги, вашето пълно удовлетворение е целта на [вмъкнете име], както е в случая с всички в [вмъкнете име на компанията]. [Въведете име] ще се свърже, за да насрочи среща през следващата седмица. Междувременно не се колебайте да се свържете с [вмъкнете име] или с мен с всякакви въпроси или нужди.
Този тип съобщение трябва да идва от лицето, което ръководи екипа, който работи директно с клиенти, като например мениджър продажби или ръководител на обслужване на клиенти. Копирайте служителя, който е назначен за акаунта на клиента, така че клиентът да има имейл адреса на това лице. Друга възможност е да изпратите пълно представяне по пощата или като прикачен файл към имейл.
Подготовка на сцената за успех на нови служители
Проактивността при представянето на членовете на екипа на колегите и/или клиентите, с които ще работят, е чудесен начин да поставите основата за успеха им. Това трябва да е част от процеса при всяко ново наемане, както и когато някой е назначен наскоро да изпълнява роля, обърната към клиента.
